A. Pengertian
Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penyelenggaraan surat-menyurat dalam rangka komunikasi kedinasan yang dilaksanakan untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi .
B. Pedoman
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat misalnya diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukan koordinasi bersama mulai tahap penyusunan konsep, sehingga perbaikan pada konsep rampung dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi administrasi resmi.
4. Jawaban terhadap surat yang masuk.
- Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasi kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas.
- Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.
5. Batas waktu jawaban surat dan kecepatan pengiriman:
a. Sangat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2 X 24 jam setelah surat diterima;
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
6. Waktu penandatanganan surat
Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan sifat surat dan jadwal pengiriman surat dan segera mengirim setelah ditandatangani.
7. Penggandaan/Kopi surat
Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam ”tembusan”. Kopi surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
a. Kopi tembusan
Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait;
b. Kopi laporan
Kopi surat yang disampaikan sebagai laporan kepada pejabat yang berwenang;
c. Kopi untuk arsip
Kopi surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip.
8. Lampiran
Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab dengan menyebutkan Tembusan: tanpa lampiran.
9. Tingkat Keamanan (Kualifikasi)
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan ini surat dinas yang tertinggi sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan suatu lembaga. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan lembaga tersebut.
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan lembaga, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan lembaga.
c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan lembaga, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan lembaga. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.
d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
C. Ketentuan Surat menyurat
1. Komunikasi Langsung
Surat Dinas dikirim langsung kepada pejabat sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju, surat tetap dialamatkan kepada pejabat yang dituju, surat tetap dialamatkan kepada pejabat sesuai alamat yang dituju, tetapi dicantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) kepada pejabat yang akan memproses. Misalnya, surat di bidang kepegawaian, ditujukan kepada Sekretaris Jenderal u.p. Kepala Biro Kepegawaian.
Contoh penulisan alamat:
Yth. Ketua STKIP Widya Yuwana Madiun
u.p. Pembantu Ketua II
Jln. Mayjend. Panjaitan Tromolpos 13
MADIUN - 631002
2. Alur Surat menyurat
Alur surat menyurat yang bermuatan kebijakan/keputusan/arahan pimpinan harus melalui jenjang hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian proses penyelesaiannya.
3. Penggunaan Singkatan dan Akronim, lihat lampiran 1.
4. Naskah Rujukan
a. Dalam surat dinas yang memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis;
b. Cara menulis naskah rujukan:
1) Rujukan berupa naskah (keputusan, instruksi, surat edaran, dll.)
Penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penanda tangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan dan subyek naskah dinas;
2) Rujukan berupa surat dinas
Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penanda tangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat dan hal;
3) Rujukan berupa surat dinas elektronis
Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronis), diatur tersendiri.
4) Rujukan surat kepada instansi non pemerintah
Rujukan harus dicantumkan pada surat dinas yang ditujukan kepada instansi non pemerintah.
5. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut penyelesaian surat, ditulis secara jelas pada Lembar Disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah surat yang bersangkutan dan tidak boleh dipisahkan. Pada Lembar Disposisi dicantumkan kalimat: Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang tergabung dalam berkas ini.
6. Penanganan Surat dengan Tingkat Keamanan tertentu
Surat menyurat dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia,
Konfidensial/Terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan lembaga. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), dengan tinta berwarna merah pada margin kanan atas pada setiap halaman surat dinas dan sampul. Jika surat dinas tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. Pemberian tanda tingkat keamanan dimulai pada saat konsep dibuat dicantumkan pada verbal konsep.
D. Bentuk Surat menyurat
Sesuai dengan kegunaannya bentuk surat menyurat terdiri atas:
1. Surat Dinas
a. Pengertian
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain .
b. Pembuatan
Surat Dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop surat (lihat catatan tambahan)
b) Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat di margin kanan, sebaris dengan nomor surat, apabila pada kepala surat sudah tercantum alamat instansi pembuat surat maka tidak perlu didahului nama kota;
Contoh: 28 Nopember 2007
c) Nomor surat ditulis lengkap di margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dicantumkan kode surat.
Contoh: Nomor : 8988/BAU/Wina/XI/2007
d) Sifat surat ditulis di bawah nomor diikuti tanda baca titik dua (:) dicantumkan kualifikasi surat, Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, atau Biasa, dapat juga digabung dengan kualifikasi surat, Sangat Segera, Segera, atau Biasa;
Contoh : Sifat : RAHASIA
e) Lampiran surat, ditulis lengkap diikuti tanda baca titik dua (:), di margin kiri di bawah sifat surat, dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan huruf kecuali bila jumlah kata bilangan lebih dari dua kata.
CONTOH: Dua Puluh lembar atau 21 lembar,
(apabila tidak ada ”lampiran” tidak perlu dicantumkan tulisan ”lampiran”;)
f) Hal surat, cukup ditulis Hal bukan perihal, ditulis di bawah lampiran diikuti tanda baca titik dua (:) mencantumkan masalah pokok surat, ditulis sesingkat mungkin, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata dan tidak diakhiri dengan tanda baca titik (.) serta tidak perlu diberi garis bawah;
Contoh: Hal : Permohonan Pinjaman.
g) Alamat yang dituju kepada pejabat yang karena fungsi dan tugasnya berkaitan langsung dengan informasi surat. Ditulis di margin kiri di bawah hal dengan kata ”Yang Terhormat” disingkat ”Yth.” diikuti nama jabatan yang dituju. Sebutan Ibu, Bapak dan Sdr. Hanya digunakan apabila diikuti dengan nama orang. Di bawahnya ditulis alamat yang dituju ditulis sejajar dengan “Yth.” Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan dan nama kota ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Sebelum nama kota tidak perlu ditulis kata depan di. Nama kota tidak perlu digaris bawah.
Contoh :
Yth. Ketua STKIP Widya Yuwana
Jalan Mayend. Panjaitan Tromolpos 13
Jakarta Pusat
Yth. Dra. Retno R. A. Siregar
Jalan Selat Makassar Kav. 11
MADIUN - 631002
Yth. Bapak Agustinus Supriyanto
Jalan Mayjend. Panjaitan Tromolpos 13
MADIUN - 631002
2) Batang Tubuh (lihat contoh catatan di bawah)
Bagian batang tubuh meliputi unsur-unsur, antara lain:
a) Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan surat secara singkat dan jelas;
b) Isi pokok/uraian inti permasalahan surat;
c) Penutup
3) Kaki
a) Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun. Apabila nama unit organisasi sudah tercantum lengkap pada kop surat, maka nama jabatan tidak perlu ditulis lengkap;
b) Tanda tangan pejabat;
c) Nama lengkap penanda tangan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya ditulis Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa titik;
Contoh:
Kepala Kantor
Tanda Tangan
Nama Pejabat
NIP ...
d) Cap dinas digunakan sesuai dengan ketentuan;
e) Tembusan ditulis lengkap di margin kiri bawah diikuti tanda baca titik dua (:) dan tidak diberi garis bawah. Tidak perlu mencantumkan Kepada Yth., laporan, arsip, atau istilah sejenisnya.
d. Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada pejabat sesuai dengan alamat yang dituju dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama;
Contoh format surat dinas lihat catatan di bawah
2. Nota Dinas
a. Pengertian
Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat
oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, dan pernyataan atau permintaan. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota dinas tidak boleh dipergunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai, yang dapat dipergunakan adalah Surat Keputusan.
Contoh:
- Nota dinas antar pejabat di lingkungan Kantor Wilayah
- Nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan
b. Pembuatan
Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat dalam satu unit organisasi yang
bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a. Kop Nota Dinas;
b. Tulisan ”NOTA DINAS” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital;
c. ”Nomor nota dinas” ditulis simetris di bawahnya, huruf awal kata ”Nomor” ditulis dengan huruf kapital;
d. ”Kepada” ditulis di bawah “Nomor” pada margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dan kata Yth.;
e. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan ”kepada”
f. ”Dari” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah ”Kepada”
g. ”Lampiran” ditulis di bawah ”Dari” diikuti tanda baca titik dua (:) apabila tidak ada ”Lampiran” tidak perlu dicantumkan tulisan ”Lampiran”
h. ”Hal” diikuti tanda baca titik dua (:), mencantumkan masalah pokok nota dinas ditulis sesingkat mungkin, diawali huruf kapital pada setiap kata dan diakhiri tanda baca titik.
2) Batang Tubuh
Terdiri atas kalimat pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.
3) Kaki
a. Nama jabatan penandatanganan nota dinas ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun. Apabila nama unit organisasi sudah tercantum lengkap pada kop nota dinas, maka nama jabatan tidak perlu ditulis lengkap;
b. Tanda tangan pejabat;
c. Nama lengkap penanda tangan nota dinas tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya ditulis Nomor Induk pegawai disingkat NIP tanpa titik;
Contoh:
Kepala Biro Penelitian
Tanda Tangan
Nama Pejabat
NIP ...
Tembusan, ditulis lengkap di margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dan tidak diberi garis bawah. Tidak perlu mencantumkan Kepada Yth, Disampaikan kepada Yth., dan tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenisnya.
Contoh Format Nota Dinas, (lihat catatan tanbahan)
3. Memo
a. Pengertian
Memo adalah bentuk surat antar pejabat/pegawai yang bersifat pribadi digunakan untuk mengingatkan suatu masalah, mengusulkan, atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan.
b. Pembuatan
Memo dibuat oleh/untuk para pejabat/pegawai dalam satu organisasi yang bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
c. Susunan
1. Kepala
a. Kop Memo;
b. Tulisan ”MEMO” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital;
c. ”Nomor memo” diikuti simetris di bawahnya;
d. ”Kepada” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah ”nomor” di margin kiri;
e. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan kepada;
f. ”Dari” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah ”kepada”;
g. ”Hal” diikuti tanda baca titik dua (:), mencantumkan masalah pokok memo ditulis sesingkat mungkin, diawali huruf kapital pada setiap kata.
2. Batang Tubuh
Terdiri atas kalimat yang singkat, padat, dan jelas;
3. Kaki
Sama dengan nota dinas.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1. Nota Dinas dan Memo tidak dibubuhi cap dinas;
2. Tembusan Nota Dinas dan Memo berlaku di lingkungan intern instansi;
3. Distribusi sesuai dengan tata cara penyampaian surat dinas;
4. Ukuran kertas Nota Dinas dan Memo sesuai ketentuan.
Contoh Format Memo, lihat lampiran tambahan
4. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Pembuatan
Surat Pengantar dibuat oleh pejabat pada unit tata usaha atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan
Surat pengantar berbentuk formulir, terdiri atas bagian:
1. Kepala
a. Kop Surat Pengantar;
b. Alamat yang dituju, ditulis di margin kiri di bawah kop dengan kata ”Yth.” diikuti nama jabatan yang dituju;
c. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan “Yth.”;
d. Tulisan ”SURAT PENGANTAR” ditempatkan di tengah margin;
e. Nomor Surat Pengantar ditulis simetris di bawahnya.
2. Batang Tubuh (dalam bentuk kolom)
a. Nomor urut;
b. Jenis naskah/barang yang dikirim;
c. Banyaknya naskah/barang;
d. Keterangan.
3. Kaki
a. Pada margin kanan:
1. Nama Jabatan pembuat surat pengantar;
2. Tanda tangan;
3. Nama dan NIP;
4. Cap Dinas.
b. Pada margin kiri:
1. Tulisan Diterima tanggal;
2. Nama Jabatan penerima;
3. Tanda tangan;
4. Nama dan NIP;
5. Cap dinas;
6. Nomor telepon/faksimili
4. Hal yang perlu diperhatikan
Surat pengantar dikirim rangkap dua, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk dikembalikan kepada pengirim
Contoh Format Surat Pengantar, lihat catatan tambahan
5. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, pertemuan, dan sebagainya.
b. Kewenangan
Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan unit organisasi dilimpahkan kepada pejabat yang berwenang. Kewenangan untuk mengundang pejabat di lingkungan internal unit organisasi berada pada pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing-masing unit organisasi.
c. Susunan
1. Kepala
a. Kop Surat Undangan;
b. Nomor, Sifat, Lampiran, Hal;
c. Yth., apabila pejabat yang diundang cukup banyak, dapat dibuatkan lampiran daftar nama undangan;
d. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis sebaris dengan nomor.
2. Batang Tubuh
a. Kalimat pembuka;
b. Isi undangan terdiri atas hari, tanggal, pukul, tempat, dan acara;
c. Kalimat penutup
3. Kaki
Terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat dan NIP, serta cap dinas.
Contoh Format Surat Undangan, Lampiran tmbahan di bawah
E. Media/Sarana Surat menyurat
Media/sarana surat menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).
1. Kertas Surat
a. Penggunaan kertas
1. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;
2. Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
3. Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak di atas kertas 70 gram; 4. Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang berukuran 297 X 210 mm (8 ¼ X 11 ¾ inci). Dalam pencetakan surat dinas tidak menggunakan lembar continuous form, kecuali digunakan untuk kepentingan lain, misalnya untuk pembuatan laporan dan dokumen teknis. Di samping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas dengan ukuran A3 Kuarto ganda, A5 Setengah kuarto, Folio maupun Folio ganda.
5. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran:
a. Jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12
b. Jarak spasi masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan.
Tambahan:
Kepala Surat: Informasi tentang nama instansi/ orgaisasi, alamat, termasuk nomor telepon/ fax (bila ada), kode pos, dan logo (bila ada). Penulisan informasi pada kepala surat dapat ditulis degan beberapa cara.
Contoh:
YAYASAN WIDYA YUWANA 1)
Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan ‘WIDYA YUWANA” 2)
Jalan Majend. Panjaitan Tromolpos 13 Telepon 0351-463208, Fax. 0351-483554 3)
MADIUN 4)
Keterangan:
1). Nama Badan Penyelenggara
2). Nama Lembaga/ Instansi/ Organisasi
3). Alamat lembaga/ instansi/ organisasi
4). Kota
Contoh Penulisan tanggal surat:
28 Nopember 2007
(tidak perlu menuliskan Kota),
Contoh salam pembuka:
Dengan hormat
Bapak/ Ibu yang terhormat
Assalamualaikum …..
Contoh PENULISAN PEMBUKA SURAT:
Kami beritahukan bahwa ….
Dengan ini, kami memberitahukan bahwa …..
Sesuai dengan pembicaraan kita ….. melalui telepon ….
Dalam rangka memperingati / ……..
Sehubungan dengan …….
Dengan sangat menyesal, kami memberitahukan bahwa ……
Jika surat tersebut merupakan balasan atas surat sebelumnya:
Menunjuk surat Bapak/ …….
Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal ….
Menjawab surat ………..
Memenuhi permintaan ……
Sesuai surat …….
Isi surat berisikan hal yang perlu diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan dan diminta kepada si penerima surat. Penulisan harus menggunakan kalimat efektif dan hindari penggunaan kata-kata yang belum lazim yang tidak dipahami oleh si penerima, hindari penggunaan singkatan.
Contoh PENUTUP SURAT
Demikian laporan yang perlu kami sampaikan kepada Saudara. Semoga mendapat perhatian.
Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terimakasih.
Harapan kami, semoga kerjasama kita yang sudah baik ini dapat terjalin terus.
Sambil menunggu balasan….., kami sampaikan terimakasih.
Contoh SALAM PENUTUP:
Hormat kami
Salam kami,
Wassalam
PENULISAN PENGIRIM:
Pada bagian ini berisikan tanda tanganm, nama si pengirim,
Contoh: Ketua,
Bejo Santoso Bejo Santoso
NIP (tanpa titik) ……… NIP
Kepala
Contoh Format Surat Dinas
YAYASAN WIDYA YUWANA
Sekolah Tinggi Keguruan & Ilmu Pendidikan ‘WIDYA YUWANA”
Jalan Majend. Panjaitan Tromolpos 13 Telepon 0351-463209 Faximili 0351 – 483554
MADIUN – 631002
Tanggal, bulan, tahun
Nomor : …. /BAU/Wina/…/...........
Sifat : ...........................
Lampiran : ...........................
Hal : ...........................
Yth. ..........................................
..................................................
..................................................
..................................................... (alinea pembuka)...............................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
..................................................... (alinea isi) .........................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
..................................................... (alinea penutup) ...............................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Kepala Bagian Umum
Nama Lengkap
Tembusan:
1. …………………….
2. …………………….
3. dst
Contoh Format Surat Pengantar
Yth. ................................................... Tanggal, bulan, tahun
...........................................................
...........................................................
SURAT PENGANTAR
Nomor: …. BAU/Wina/…../2007
No
Naskah Dinas/ Barang
Banyaknya
Keterangan
1
2
Meja Komputer
Gula pasir
5 buah
1 Kw
Harap diterima dengan baik
Diterima tanggal ………………. Pengirim.
Yang menerima
(Nama, Jabatan) ………………... (Nama, Jabatan) …………
:
Catatan: Setelah diterima, Lembar kedua harap dikirim kembali kepada pengirim
Contoh Format Surat Undangan
Nomor : …./BAU/Wina/XI/2007
Sifat : ....................................
Lampiran : ....................................
Hal : Undangan
Yth. ..........................................
..................................................
..................................................
..................................................... (alinea pembuka).............................................
..........................................................................................................................................
hari/tanggal : .........................................
pukul : .........................................
tempat : .........................................
acara : .........................................
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Pembantu Ketua I,
Nama Lengkap
Tembusan:
1. …………………….
2. …………………….
3. dst.
Catatan: Bila berhalangan, harap telepon nomor ………
------------------------------------------------------------------------------------------------
Logo, nama, dan alamat instansi No, sifat, hal selalu harus ditulis.
Lampiran hanya ditulis apabila perlu
Alamat tujuan ditulis di margin kiri Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar
Apabila diperlukan
Lampiran: 1
Singkatan dan Akronim
1. Menteri Keuangan - Menkeu
2. Sekretaris Jenderal - Sesjen
3. Direktur Jenderal - Dirjen
4. Kepala Badan - Kaban
5. Inspektur Jenderal - Irjen
6. Kepala Biro - Karo
7. Sekretaris Direktorat Jenderal - Sesditjen
8. Sekretaris Inspektorat Jenderal - Sesitjen
9. Kepala Pusat - Kapus
10. Kepala Kantor Wilayah - Kakanwil
11. Kepala Bagian - Kabag
12. Kepala Subdirektorat - Kasubdit
13. Kepala Bidang - Kabid
14. Kepala Subbagian - Kasubbag
15. Kepala Seksi - Kasi
16. Kepala Subbidang - Kasubbid
17. Koordinator Pelaksana - Korpel/Korlak
No Nama Unit Organisasi Singkatan Akronim
1. Departemen Keuangan - Depkeu
2. Sekretariat Jenderal - Setjen
3. Direktorat Jenderal - Ditjen
4. Inspektorat Jenderal - Itjen
5. Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan - DJAPK
6. Direktorat Jenderal Pajak - DJP
7. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai - DJBC
8. Direktorat Jenderal Perbendaharaan - Ditjen PBN
9. Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara - DJPLN
10. Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan - DJLK
11. Badan Pengawas Pasar Modal - Bapepam
12. Badan Pengkajian Ekonomi Keuangan Dan Kerjasama Internasional - Bapekki
13. Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan - BPPK
14. Sekretariat Direktorat Jenderal - Setditjen
15. Sekretariat Inspektorat Jenderal - Setitjen
16. Sekretariat Badan - Setban
17. Pusat Pendidikan dan Pelatihan - Pusdiklat
18. Kantor Wilayah - Kanwil
19. Unit Pelaksana Teknis UPT Kantor Pelayanan Pajak - KPP
20. Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan - KPPBB
21. Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak - Karikpa
22. Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan - KP-4
23. Kantor Pelayanan Bea dan Cukai - KPBC
24. Pangkalan Sarana Operasi Pangkalan - Sarop
25. Balai Pengujian dan Identifikasi Barang - BPIB
26. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara - KPPN
27. Kantor Pelayanan Piutang dan Lelang Negara - KP2LN
28. Balai Pendidikan dan Pelatihan - Balai Diklat
29. Pusat Sistem Informasi dan Teknologi - Pusintek
-- 00 --
Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penyelenggaraan surat-menyurat dalam rangka komunikasi kedinasan yang dilaksanakan untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi .
B. Pedoman
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat misalnya diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukan koordinasi bersama mulai tahap penyusunan konsep, sehingga perbaikan pada konsep rampung dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi administrasi resmi.
4. Jawaban terhadap surat yang masuk.
- Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasi kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas.
- Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.
5. Batas waktu jawaban surat dan kecepatan pengiriman:
a. Sangat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2 X 24 jam setelah surat diterima;
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
6. Waktu penandatanganan surat
Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan sifat surat dan jadwal pengiriman surat dan segera mengirim setelah ditandatangani.
7. Penggandaan/Kopi surat
Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam ”tembusan”. Kopi surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
a. Kopi tembusan
Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait;
b. Kopi laporan
Kopi surat yang disampaikan sebagai laporan kepada pejabat yang berwenang;
c. Kopi untuk arsip
Kopi surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip.
8. Lampiran
Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab dengan menyebutkan Tembusan: tanpa lampiran.
9. Tingkat Keamanan (Kualifikasi)
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan ini surat dinas yang tertinggi sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan suatu lembaga. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan lembaga tersebut.
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan lembaga, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan lembaga.
c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan lembaga, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan lembaga. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.
d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
C. Ketentuan Surat menyurat
1. Komunikasi Langsung
Surat Dinas dikirim langsung kepada pejabat sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju, surat tetap dialamatkan kepada pejabat yang dituju, surat tetap dialamatkan kepada pejabat sesuai alamat yang dituju, tetapi dicantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) kepada pejabat yang akan memproses. Misalnya, surat di bidang kepegawaian, ditujukan kepada Sekretaris Jenderal u.p. Kepala Biro Kepegawaian.
Contoh penulisan alamat:
Yth. Ketua STKIP Widya Yuwana Madiun
u.p. Pembantu Ketua II
Jln. Mayjend. Panjaitan Tromolpos 13
MADIUN - 631002
2. Alur Surat menyurat
Alur surat menyurat yang bermuatan kebijakan/keputusan/arahan pimpinan harus melalui jenjang hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian proses penyelesaiannya.
3. Penggunaan Singkatan dan Akronim, lihat lampiran 1.
4. Naskah Rujukan
a. Dalam surat dinas yang memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis;
b. Cara menulis naskah rujukan:
1) Rujukan berupa naskah (keputusan, instruksi, surat edaran, dll.)
Penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penanda tangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan dan subyek naskah dinas;
2) Rujukan berupa surat dinas
Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penanda tangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat dan hal;
3) Rujukan berupa surat dinas elektronis
Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronis), diatur tersendiri.
4) Rujukan surat kepada instansi non pemerintah
Rujukan harus dicantumkan pada surat dinas yang ditujukan kepada instansi non pemerintah.
5. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut penyelesaian surat, ditulis secara jelas pada Lembar Disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah surat yang bersangkutan dan tidak boleh dipisahkan. Pada Lembar Disposisi dicantumkan kalimat: Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang tergabung dalam berkas ini.
6. Penanganan Surat dengan Tingkat Keamanan tertentu
Surat menyurat dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia,
Konfidensial/Terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan lembaga. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), dengan tinta berwarna merah pada margin kanan atas pada setiap halaman surat dinas dan sampul. Jika surat dinas tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. Pemberian tanda tingkat keamanan dimulai pada saat konsep dibuat dicantumkan pada verbal konsep.
D. Bentuk Surat menyurat
Sesuai dengan kegunaannya bentuk surat menyurat terdiri atas:
1. Surat Dinas
a. Pengertian
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain .
b. Pembuatan
Surat Dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop surat (lihat catatan tambahan)
b) Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat di margin kanan, sebaris dengan nomor surat, apabila pada kepala surat sudah tercantum alamat instansi pembuat surat maka tidak perlu didahului nama kota;
Contoh: 28 Nopember 2007
c) Nomor surat ditulis lengkap di margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dicantumkan kode surat.
Contoh: Nomor : 8988/BAU/Wina/XI/2007
d) Sifat surat ditulis di bawah nomor diikuti tanda baca titik dua (:) dicantumkan kualifikasi surat, Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, atau Biasa, dapat juga digabung dengan kualifikasi surat, Sangat Segera, Segera, atau Biasa;
Contoh : Sifat : RAHASIA
e) Lampiran surat, ditulis lengkap diikuti tanda baca titik dua (:), di margin kiri di bawah sifat surat, dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan huruf kecuali bila jumlah kata bilangan lebih dari dua kata.
CONTOH: Dua Puluh lembar atau 21 lembar,
(apabila tidak ada ”lampiran” tidak perlu dicantumkan tulisan ”lampiran”;)
f) Hal surat, cukup ditulis Hal bukan perihal, ditulis di bawah lampiran diikuti tanda baca titik dua (:) mencantumkan masalah pokok surat, ditulis sesingkat mungkin, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata dan tidak diakhiri dengan tanda baca titik (.) serta tidak perlu diberi garis bawah;
Contoh: Hal : Permohonan Pinjaman.
g) Alamat yang dituju kepada pejabat yang karena fungsi dan tugasnya berkaitan langsung dengan informasi surat. Ditulis di margin kiri di bawah hal dengan kata ”Yang Terhormat” disingkat ”Yth.” diikuti nama jabatan yang dituju. Sebutan Ibu, Bapak dan Sdr. Hanya digunakan apabila diikuti dengan nama orang. Di bawahnya ditulis alamat yang dituju ditulis sejajar dengan “Yth.” Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan dan nama kota ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Sebelum nama kota tidak perlu ditulis kata depan di. Nama kota tidak perlu digaris bawah.
Contoh :
Yth. Ketua STKIP Widya Yuwana
Jalan Mayend. Panjaitan Tromolpos 13
Jakarta Pusat
Yth. Dra. Retno R. A. Siregar
Jalan Selat Makassar Kav. 11
MADIUN - 631002
Yth. Bapak Agustinus Supriyanto
Jalan Mayjend. Panjaitan Tromolpos 13
MADIUN - 631002
2) Batang Tubuh (lihat contoh catatan di bawah)
Bagian batang tubuh meliputi unsur-unsur, antara lain:
a) Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan surat secara singkat dan jelas;
b) Isi pokok/uraian inti permasalahan surat;
c) Penutup
3) Kaki
a) Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun. Apabila nama unit organisasi sudah tercantum lengkap pada kop surat, maka nama jabatan tidak perlu ditulis lengkap;
b) Tanda tangan pejabat;
c) Nama lengkap penanda tangan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya ditulis Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa titik;
Contoh:
Kepala Kantor
Tanda Tangan
Nama Pejabat
NIP ...
d) Cap dinas digunakan sesuai dengan ketentuan;
e) Tembusan ditulis lengkap di margin kiri bawah diikuti tanda baca titik dua (:) dan tidak diberi garis bawah. Tidak perlu mencantumkan Kepada Yth., laporan, arsip, atau istilah sejenisnya.
d. Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada pejabat sesuai dengan alamat yang dituju dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama;
Contoh format surat dinas lihat catatan di bawah
2. Nota Dinas
a. Pengertian
Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat
oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, dan pernyataan atau permintaan. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota dinas tidak boleh dipergunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai, yang dapat dipergunakan adalah Surat Keputusan.
Contoh:
- Nota dinas antar pejabat di lingkungan Kantor Wilayah
- Nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan
b. Pembuatan
Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat dalam satu unit organisasi yang
bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a. Kop Nota Dinas;
b. Tulisan ”NOTA DINAS” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital;
c. ”Nomor nota dinas” ditulis simetris di bawahnya, huruf awal kata ”Nomor” ditulis dengan huruf kapital;
d. ”Kepada” ditulis di bawah “Nomor” pada margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dan kata Yth.;
e. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan ”kepada”
f. ”Dari” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah ”Kepada”
g. ”Lampiran” ditulis di bawah ”Dari” diikuti tanda baca titik dua (:) apabila tidak ada ”Lampiran” tidak perlu dicantumkan tulisan ”Lampiran”
h. ”Hal” diikuti tanda baca titik dua (:), mencantumkan masalah pokok nota dinas ditulis sesingkat mungkin, diawali huruf kapital pada setiap kata dan diakhiri tanda baca titik.
2) Batang Tubuh
Terdiri atas kalimat pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.
3) Kaki
a. Nama jabatan penandatanganan nota dinas ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun. Apabila nama unit organisasi sudah tercantum lengkap pada kop nota dinas, maka nama jabatan tidak perlu ditulis lengkap;
b. Tanda tangan pejabat;
c. Nama lengkap penanda tangan nota dinas tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya ditulis Nomor Induk pegawai disingkat NIP tanpa titik;
Contoh:
Kepala Biro Penelitian
Tanda Tangan
Nama Pejabat
NIP ...
Tembusan, ditulis lengkap di margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dan tidak diberi garis bawah. Tidak perlu mencantumkan Kepada Yth, Disampaikan kepada Yth., dan tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenisnya.
Contoh Format Nota Dinas, (lihat catatan tanbahan)
3. Memo
a. Pengertian
Memo adalah bentuk surat antar pejabat/pegawai yang bersifat pribadi digunakan untuk mengingatkan suatu masalah, mengusulkan, atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan.
b. Pembuatan
Memo dibuat oleh/untuk para pejabat/pegawai dalam satu organisasi yang bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
c. Susunan
1. Kepala
a. Kop Memo;
b. Tulisan ”MEMO” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital;
c. ”Nomor memo” diikuti simetris di bawahnya;
d. ”Kepada” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah ”nomor” di margin kiri;
e. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan kepada;
f. ”Dari” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah ”kepada”;
g. ”Hal” diikuti tanda baca titik dua (:), mencantumkan masalah pokok memo ditulis sesingkat mungkin, diawali huruf kapital pada setiap kata.
2. Batang Tubuh
Terdiri atas kalimat yang singkat, padat, dan jelas;
3. Kaki
Sama dengan nota dinas.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1. Nota Dinas dan Memo tidak dibubuhi cap dinas;
2. Tembusan Nota Dinas dan Memo berlaku di lingkungan intern instansi;
3. Distribusi sesuai dengan tata cara penyampaian surat dinas;
4. Ukuran kertas Nota Dinas dan Memo sesuai ketentuan.
Contoh Format Memo, lihat lampiran tambahan
4. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Pembuatan
Surat Pengantar dibuat oleh pejabat pada unit tata usaha atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan
Surat pengantar berbentuk formulir, terdiri atas bagian:
1. Kepala
a. Kop Surat Pengantar;
b. Alamat yang dituju, ditulis di margin kiri di bawah kop dengan kata ”Yth.” diikuti nama jabatan yang dituju;
c. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan “Yth.”;
d. Tulisan ”SURAT PENGANTAR” ditempatkan di tengah margin;
e. Nomor Surat Pengantar ditulis simetris di bawahnya.
2. Batang Tubuh (dalam bentuk kolom)
a. Nomor urut;
b. Jenis naskah/barang yang dikirim;
c. Banyaknya naskah/barang;
d. Keterangan.
3. Kaki
a. Pada margin kanan:
1. Nama Jabatan pembuat surat pengantar;
2. Tanda tangan;
3. Nama dan NIP;
4. Cap Dinas.
b. Pada margin kiri:
1. Tulisan Diterima tanggal;
2. Nama Jabatan penerima;
3. Tanda tangan;
4. Nama dan NIP;
5. Cap dinas;
6. Nomor telepon/faksimili
4. Hal yang perlu diperhatikan
Surat pengantar dikirim rangkap dua, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk dikembalikan kepada pengirim
Contoh Format Surat Pengantar, lihat catatan tambahan
5. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, pertemuan, dan sebagainya.
b. Kewenangan
Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan unit organisasi dilimpahkan kepada pejabat yang berwenang. Kewenangan untuk mengundang pejabat di lingkungan internal unit organisasi berada pada pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing-masing unit organisasi.
c. Susunan
1. Kepala
a. Kop Surat Undangan;
b. Nomor, Sifat, Lampiran, Hal;
c. Yth., apabila pejabat yang diundang cukup banyak, dapat dibuatkan lampiran daftar nama undangan;
d. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis sebaris dengan nomor.
2. Batang Tubuh
a. Kalimat pembuka;
b. Isi undangan terdiri atas hari, tanggal, pukul, tempat, dan acara;
c. Kalimat penutup
3. Kaki
Terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat dan NIP, serta cap dinas.
Contoh Format Surat Undangan, Lampiran tmbahan di bawah
E. Media/Sarana Surat menyurat
Media/sarana surat menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).
1. Kertas Surat
a. Penggunaan kertas
1. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;
2. Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
3. Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak di atas kertas 70 gram; 4. Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang berukuran 297 X 210 mm (8 ¼ X 11 ¾ inci). Dalam pencetakan surat dinas tidak menggunakan lembar continuous form, kecuali digunakan untuk kepentingan lain, misalnya untuk pembuatan laporan dan dokumen teknis. Di samping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas dengan ukuran A3 Kuarto ganda, A5 Setengah kuarto, Folio maupun Folio ganda.
5. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran:
a. Jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12
b. Jarak spasi masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan.
Tambahan:
Kepala Surat: Informasi tentang nama instansi/ orgaisasi, alamat, termasuk nomor telepon/ fax (bila ada), kode pos, dan logo (bila ada). Penulisan informasi pada kepala surat dapat ditulis degan beberapa cara.
Contoh:
YAYASAN WIDYA YUWANA 1)
Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan ‘WIDYA YUWANA” 2)
Jalan Majend. Panjaitan Tromolpos 13 Telepon 0351-463208, Fax. 0351-483554 3)
MADIUN 4)
Keterangan:
1). Nama Badan Penyelenggara
2). Nama Lembaga/ Instansi/ Organisasi
3). Alamat lembaga/ instansi/ organisasi
4). Kota
Contoh Penulisan tanggal surat:
28 Nopember 2007
(tidak perlu menuliskan Kota),
Contoh salam pembuka:
Dengan hormat
Bapak/ Ibu yang terhormat
Assalamualaikum …..
Contoh PENULISAN PEMBUKA SURAT:
Kami beritahukan bahwa ….
Dengan ini, kami memberitahukan bahwa …..
Sesuai dengan pembicaraan kita ….. melalui telepon ….
Dalam rangka memperingati / ……..
Sehubungan dengan …….
Dengan sangat menyesal, kami memberitahukan bahwa ……
Jika surat tersebut merupakan balasan atas surat sebelumnya:
Menunjuk surat Bapak/ …….
Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal ….
Menjawab surat ………..
Memenuhi permintaan ……
Sesuai surat …….
Isi surat berisikan hal yang perlu diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan dan diminta kepada si penerima surat. Penulisan harus menggunakan kalimat efektif dan hindari penggunaan kata-kata yang belum lazim yang tidak dipahami oleh si penerima, hindari penggunaan singkatan.
Contoh PENUTUP SURAT
Demikian laporan yang perlu kami sampaikan kepada Saudara. Semoga mendapat perhatian.
Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terimakasih.
Harapan kami, semoga kerjasama kita yang sudah baik ini dapat terjalin terus.
Sambil menunggu balasan….., kami sampaikan terimakasih.
Contoh SALAM PENUTUP:
Hormat kami
Salam kami,
Wassalam
PENULISAN PENGIRIM:
Pada bagian ini berisikan tanda tanganm, nama si pengirim,
Contoh: Ketua,
Bejo Santoso Bejo Santoso
NIP (tanpa titik) ……… NIP
Kepala
Contoh Format Surat Dinas
YAYASAN WIDYA YUWANA
Sekolah Tinggi Keguruan & Ilmu Pendidikan ‘WIDYA YUWANA”
Jalan Majend. Panjaitan Tromolpos 13 Telepon 0351-463209 Faximili 0351 – 483554
MADIUN – 631002
Tanggal, bulan, tahun
Nomor : …. /BAU/Wina/…/...........
Sifat : ...........................
Lampiran : ...........................
Hal : ...........................
Yth. ..........................................
..................................................
..................................................
..................................................... (alinea pembuka)...............................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
..................................................... (alinea isi) .........................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
..................................................... (alinea penutup) ...............................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Kepala Bagian Umum
Nama Lengkap
Tembusan:
1. …………………….
2. …………………….
3. dst
Contoh Format Surat Pengantar
Yth. ................................................... Tanggal, bulan, tahun
...........................................................
...........................................................
SURAT PENGANTAR
Nomor: …. BAU/Wina/…../2007
No
Naskah Dinas/ Barang
Banyaknya
Keterangan
1
2
Meja Komputer
Gula pasir
5 buah
1 Kw
Harap diterima dengan baik
Diterima tanggal ………………. Pengirim.
Yang menerima
(Nama, Jabatan) ………………... (Nama, Jabatan) …………
:
Catatan: Setelah diterima, Lembar kedua harap dikirim kembali kepada pengirim
Contoh Format Surat Undangan
Nomor : …./BAU/Wina/XI/2007
Sifat : ....................................
Lampiran : ....................................
Hal : Undangan
Yth. ..........................................
..................................................
..................................................
..................................................... (alinea pembuka).............................................
..........................................................................................................................................
hari/tanggal : .........................................
pukul : .........................................
tempat : .........................................
acara : .........................................
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Pembantu Ketua I,
Nama Lengkap
Tembusan:
1. …………………….
2. …………………….
3. dst.
Catatan: Bila berhalangan, harap telepon nomor ………
------------------------------------------------------------------------------------------------
Logo, nama, dan alamat instansi No, sifat, hal selalu harus ditulis.
Lampiran hanya ditulis apabila perlu
Alamat tujuan ditulis di margin kiri Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar
Apabila diperlukan
Lampiran: 1
Singkatan dan Akronim
1. Menteri Keuangan - Menkeu
2. Sekretaris Jenderal - Sesjen
3. Direktur Jenderal - Dirjen
4. Kepala Badan - Kaban
5. Inspektur Jenderal - Irjen
6. Kepala Biro - Karo
7. Sekretaris Direktorat Jenderal - Sesditjen
8. Sekretaris Inspektorat Jenderal - Sesitjen
9. Kepala Pusat - Kapus
10. Kepala Kantor Wilayah - Kakanwil
11. Kepala Bagian - Kabag
12. Kepala Subdirektorat - Kasubdit
13. Kepala Bidang - Kabid
14. Kepala Subbagian - Kasubbag
15. Kepala Seksi - Kasi
16. Kepala Subbidang - Kasubbid
17. Koordinator Pelaksana - Korpel/Korlak
No Nama Unit Organisasi Singkatan Akronim
1. Departemen Keuangan - Depkeu
2. Sekretariat Jenderal - Setjen
3. Direktorat Jenderal - Ditjen
4. Inspektorat Jenderal - Itjen
5. Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan - DJAPK
6. Direktorat Jenderal Pajak - DJP
7. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai - DJBC
8. Direktorat Jenderal Perbendaharaan - Ditjen PBN
9. Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara - DJPLN
10. Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan - DJLK
11. Badan Pengawas Pasar Modal - Bapepam
12. Badan Pengkajian Ekonomi Keuangan Dan Kerjasama Internasional - Bapekki
13. Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan - BPPK
14. Sekretariat Direktorat Jenderal - Setditjen
15. Sekretariat Inspektorat Jenderal - Setitjen
16. Sekretariat Badan - Setban
17. Pusat Pendidikan dan Pelatihan - Pusdiklat
18. Kantor Wilayah - Kanwil
19. Unit Pelaksana Teknis UPT Kantor Pelayanan Pajak - KPP
20. Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan - KPPBB
21. Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak - Karikpa
22. Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan - KP-4
23. Kantor Pelayanan Bea dan Cukai - KPBC
24. Pangkalan Sarana Operasi Pangkalan - Sarop
25. Balai Pengujian dan Identifikasi Barang - BPIB
26. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara - KPPN
27. Kantor Pelayanan Piutang dan Lelang Negara - KP2LN
28. Balai Pendidikan dan Pelatihan - Balai Diklat
29. Pusat Sistem Informasi dan Teknologi - Pusintek
-- 00 --
Tidak ada komentar:
Posting Komentar